💰📊 Comment évaluer le coût lié à de mauvaises conditions de travail ?

#23 - Savoir objectiver l'impact financier d'une politique "Qualité de vie au travail"

Au programme

• 🗞 Le condensé de l’info RH en chiffres

• 💰 Quels sont les critères financiers pertinents à évaluer en matière de conditions de travail ?

• 💡 Pourquoi cette évaluation est un préalable nécessaire à la mise en oeuvre d’une politique QVT ?

• ❓ Quels sont les arguments financiers à évoquer pour promouvoir une meilleure qualité de vie au travail ?

⏱️ Temps de lecture : 14 minutes.

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J’espère que vous allez bien en ce début novembre ! Très content de vous retrouver pour cette nouvelle édition d’Un Coût d’Avance, la newsletter qui réconcilie les RH avec les chiffres 😉. Bienvenue à tous les abonné(e)s qui nous ont rejoint ces deux dernières semaines. Nous sommes maintenant plus de 1.700 à nous intéresser aux sujets liant RH, finance et droit social (et oui, on peut aimer ses trois matières à la fois 🙂).

On parle Qualité de Vie au Travail cette semaine, ou Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) pour se mettre à jour de l’expression utilisée dans le Code du travail.

À l’heure où l’absentéisme bat des records et où les médias diffusent régulièrement des reportages sur la dégradation des conditions de travail, il m’a semblé utile d’aborder ce thème. Cependant, mon angle d’attaque sera différent des articles habituels sur le sujet : je ne vais pas vous expliquer comment entamer une démarche de QVCT mais plutôt vous donner les clés pour convaincre que cette dernière est indispensable au plan financier.

Et oui, parfois les décideurs ne comprennent que la réalité de l’argent. C’est dommage mais c’est ainsi. Alors, afin de démontrer tout l’intérêt financier de mener une politique en faveur de l’amélioration des conditions de travail, il est utile de fournir des chiffres. Cela vous permettra d’avoir un état des lieux factuel sur la base duquel vous pourrez définir les moyens, là aussi financiers, pour faire évoluer les choses dans l’intérêt de toutes les parties prenantes (salariés en premier lieu et entreprise).

Je vous détaille tout cela après le condensé de l’info RH en chiffres.

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🗞 L’info RH en chiffres

💰 Le salaire net moyen en France a diminué d’1% en 2022. C’est ce qui ressort d’une étude de l’INSEE publiée le 8 novembre 2023. Cette donnée s’explique par le fait que les salaires ont progressé en moyenne moins vite que l’inflation. Cet élément est à garder à l’esprit dans le cadre des prochaines campagnes de revalorisations salariales.

👩‍💼👨‍💼 Les femmes gagnent en moyenne 14,1% de moins que les hommes en 2022, sur la base d’un poste occupé à temps plein. Cet écart s’est réduit de 0,7% par rapport à 2021 et de 6,8% depuis 2008. Au rythme actuel, il faudra attendre 2042 pour atteindre une réelle égalité salariale…

📉 11,2 milliards d’euros, c’est l’estimation du déficit des régimes de base de sécurité sociale pour 2024, soit une dégradation de 2,4 milliards d’euros par rapport à 2023. Dans ce contexte, le gouvernement cherche des pistes d’économies au travers notamment :

• du renforcement du contrôle des arrêts maladie jugés trop nombreux

• de l’impossibilité de prescrire un arrêt de travail supérieur à 3 jours par télé-consultation

• d’une réduction du remboursement de certains actes de biologie, de soins dentaires et de l’achat de médicaments (en augmentant le “ticket modérateur”)

📑 Les partenaires sociaux se sont accordés sur de nouvelles règles d’assurance-chômage. Le texte, qui ne contient pas de changements majeurs, doit encore obtenir l’agrément du Ministère du Travail avant d’entrer en vigueur au 1er janvier 2024. On peut toutefois citer trois évolutions :

• les salariés percevant un salaire supérieur à 4850 euros brut / mois avant la perte de leur emploi ne subiront plus de dégressivité de leurs allocations chômage au-delà de 55 ans (contre 57 ans jusqu’à présent)

• les demandeurs d’emploi qui s’inscrivent pour la première fois pourront être indemnisés au bout de 5 mois de travail (contre 6 mois actuellement) au cours des 24 derniers mois

• la cotisation patronale d’assurance-chômage diminuera, passant de 4,05% à 4,00% du salaire brut.

👩‍🦳👨‍🦳 Le montant des retraites AGIRC/ARRCO est revalorisé de 4,9% à compter du 1er novembre 2023, soit un coût annuel de 5 milliards d’euros supplémentaire pour le régime. Les partenaires sociaux à l’origine de cette décision ont également prévu d’indexer le montant des retraites complémentaires sur l’inflation réduite de 0,4 point pour la période 2024-2026. Les pensionnés du régime verront donc leur pouvoir d’achat s’éroder lentement.

🏘 L’article de la semaine : la crise du logement renforce les tensions sur le marché du travail (article du Monde réservé aux abonnés). Face à un marché immobilier atone suite à la remontée des taux d’emprunt et à une pénurie d’offres locatives, les salariés peinent à changer de logement. Ces difficultés ont des répercussions fortes en matière de recrutement : faute de logements disponibles à proximité de certaines entreprises, certains salariés renoncent tout bonnement à accepter une offre d’emploi. Dans ce contexte, les services RH ont tout intérêt à développer une politique d’accès au logement pour leurs salariés. A défaut, certaines entreprises risquent de paraître moins attractives.

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💰💡Comment évaluer le coût lié à de mauvaises conditions de travail ?

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Souvent, lorsque je parle Qualité de Vie et des Conditions de Travail avec des RH, ces derniers déplorent un manque de moyens pour réaliser des actions à la hauteur des ambitions de l’entreprise. Et, effectivement, assurer de bonnes conditions de travail coûte, même si toutes les solutions à mettre en oeuvre ne sont pas uniquement matérielles.

A l’inverse, laisser les conditions de travail se dégrader coûte aussi énormément. Le problème, c’est que l’on n’en mesure pas toujours les conséquences

Aussi, n’ayant pas (ou peu) de données chiffrées sur lesquelles s’appuyer, la Direction des Ressources Humaines peine parfois à convaincre de la nécessité d’investir (oui, j’ose ce mot 😉) dans l’amélioration des conditions de travail des salariés.

Alors, pour tâcher de remédier à cette situation, regardons comment établir un diagnostic financier de l’impact de mauvaises conditions de travail avant de voir comment les données récoltées permettront de soutenir efficacement une démarche d’amélioration des conditions de travail.

💰 Quels sont les critères financiers pertinents à évaluer en matière de conditions de travail ?

Comme le dit l’adage “On ne peut pas gérer ce qu’on ne mesure pas”. Alors pour pouvoir prendre en main la gestion des conditions de travail, il va falloir établir un certain nombre d’indicateurs qui, idéalement, vont avoir une traduction en termes de coût pour l’entreprise.

Quels sont donc ces indicateurs ? Je vous propose d’en faire une liste (non exhaustive) et de regarder, point par point, comment évaluer le coût financier associé de manière opérationnelle.

1️⃣ L’absentéisme : la dégradation des conditions de travail a généralement une incidence sur l’absentéisme des salariés. Cela peut se caractériser par l’augmentation du nombre d’arrêts de travail, l’allongement de la durée moyenne des arrêts, l’augmentation des accidents du travail entraînant un arrêt de travail.

Pour mesurer l’absentéisme, je recommande tout d’abord de classer les absences en différentes catégories :

• absence maladie d’origine non professionnelle

• absence maladie suite à accident du travail, accident de trajet ou à maladie professionnelle

• absences injustifiées diverses

Ensuite, afin de comparer toutes ces absences selon une méthodologie identique, je propose de calculer le taux d’absentéisme de la manière suivante :

👉 Taux d’absentéisme annuel = Nb jours ouvrés d’absence / Nb jours ouvrés de travail théorique annuel x 100

🚨 Ce calcul peut également être réalisé sur une base horaire si les absences sont décomptées en heures. Dans ce cas, il conviendra de prendre le nombre d’heures d’absence divisé par le nombre d’heures de travail théoriques

Pour davantage de granularité, ces taux peuvent également être calculés par mois, par trimestre…

Comment récupérer de telles données ?

Toutes ces données peuvent facilement être récupérées par des extractions du logiciel de paie. D’ailleurs, si la saisie des absences a été faite de manière rigoureuse, les données extraites peuvent d’ores et déjà être classées selon les catégories indiquées. Un tableur Excel fera donc très bien l’affaire pour cette première étape.

En complément de ces extractions, il peut être aussi intéressant de regarder le nombre de personnes concernées par les arrêts :

• S’agit-il des mêmes personnes de manière récurrente ?

• Le phénomène touche-t-il toute l’entreprise de manière diffuse ou certains services en particulier ?

• La durée moyenne des arrêts est-elle homogène… ?

Enfin, je recommande de faire ces calculs sur plusieurs années de manière à pouvoir dégager des tendances et tenter d’établir une relation avec des évènements liés à la vie de la société. Cependant, si aucune corrélation évidente n’est dégagée, il peut être utile d’investiguer les raisons d’un accroissement de l’absentéisme (surcharge de travail, dégradation de l’outil de production…)

La réalisation de ces calculs ne permettra toutefois pas de déterminer les coûts associés à l’absentéisme. Pour ce faire, il faudra récolter d’autres données pour évaluer les coûts directs et les coûts indirects liés à l’ensemble de ces absences dont voici une liste (non-exhaustive) :

• Évaluation du coût du maintien de salaire : en cas d’arrêt maladie, les dispositions légales ou les stipulations conventionnelles (accord de branche ou accords d’entreprise) prévoient une obligation de maintien de salaire à la charge de l’entreprise qui varie souvent en fonction de l’ancienneté du salarié. Ce maintien vient compléter les indemnités journalières versées par la sécurité sociale (IJSS).

  Précision : les IJSS ne sont versées qu’à compter du 4ème jour d’arrêt maladie si la cause de ce dernier n’est pas d’origine professionnelle. En outre, les IJSS sont plafonnées à 50% d’un montant de salaire équivalent à 1,8 fois le SMIC, ce qui représente 51,70 euros brut / jour en 2023.

  Ainsi, les arrêts de courte durée ou les arrêts concernant des populations de cadres coûteront forcément cher à l’entreprise puisque la part prise en charge par la Sécurité Sociale sera faible, voire inexistante.

  Pour obtenir le coût de ces maintiens de salaire, il convient de procéder à une extraction en paie des rubriques associées. Cette extraction sera généralement exprimée en salaire brut. Aussi, n’oubliez pas d’intégrer le montant des contributions patronales en multipliant le montant brut du maintien de salaire par le taux de contribution patronale applicable à chaque bulletin de paie : votre coût sera ainsi plus juste 😉.

• Évaluation des coûts liés au remplacement des absences : Certaines absences feront l’objet d’un remplacement, matérialisé par l’embauche d’un salarié à contrat à durée déterminée ou d’un intérimaire. Dans ces cas, il conviendra simplement d’extraire le coût de la masse salariale chargée associée à ce remplacement. Vous pouvez également ajouter un montant forfaitaire lié au coût de la gestion administrative de cette absence : l’idée est de voir combien de temps les équipes RH / opérationnelles ont consacré à la recherche du remplaçant, à son accueil et à sa formation lors de la prise de poste. Un calcul basé sur le taux horaire des personnes ayant participé au processus d’embauche et d’intégration semble le plus pertinent mais vous pouvez aussi raisonner sur une moyenne si vous avez un volume important de coût de remplacement à évaluer.

  Exemple : le recrutement d'un salarié en CDD nécessite en moyenne 5 heures de coût d'administration du personnel et de recrutement (recherche de candidat, entretien, constitution du dossier, intégration des éléments en paie, réalisation du contrat de travail, du dossier de sortie etc...)
  
  Le taux horaire moyen au sein du service RH / ADP est de 25 euros, contributions patronales incluses. J'ajouterai donc un coût forfaitaire de 125 euros par remplacement.
  
  Cette même démarche peut être suivie pour estimer le coût de l'intégration de ce remplaçant au sein de l'équipe auquel il sera rattaché.

• Coûts des heures supplémentaires liées aux absences : dans certains cas, l’absence des salariés sera "compensée" par un travail supplémentaire des équipes internes. Ces situations entraînent généralement le paiement d’heures supplémentaires, voire de primes (notamment pour des salariés en forfait jours qui ne bénéficient pas d’heures supplémentaires). Dans ce cas, il conviendra, là aussi, de prendre en considération le coût de la masse salariale chargée associée au versement de ces éléments de rémunération.

• Coût lié à la hausse du taux d’accident du travail / maladie professionnelle : de manière très schématique, plus les arrêts de travail liés à un accident du travail ou à une maladie professionnelle vont être longs et fréquents, plus le taux de cotisation AT/MP sera important. Cette règle vaut particulièrement pour les entreprises de plus de 149 salariés où le taux AT/MP est uniquement calculé sur la base des accidents du travail ayant lieu au sein de l’entreprise

  🚨 Dans les entreprises comptant 20 à 149 salariés, on appliquera un "taux mixte" : c’est-à-dire un taux calculé en tenant compte à la fois des accidents ayant eu lieu dans l’ensemble du secteur d’activité dont relève l’entreprise et de ceux ayant eu lieu au sein de l’entreprise. En dessous de 20 salariés, le taux est exclusivement déterminé sur la base de l’ensemble des accidents ayant eu lieu au sein du secteur d’activité dont relève l’entreprise.

  Chaque année, la CPAM communique à l’entreprise son nouveau taux AT/MP. Dès lors, il vous suffit de multiplier la différence de taux entre l’année N et l’année N-1 par la totalité de la masse salariale brute pour déterminer le coût associé à l’augmentation de la fréquence / de la gravité des accidents du travail et des maladies professionnelles.

Exemple : le taux AT/MP d'une entreprise est de 3% en 2022. A compter du 1er janvier 2023, son taux AT/MP est de 3,3%. On pourrait se dire que 0,3%, c'est presque insignifiant...

Le coût de la masse salariale brute de l'entreprise est de 10 Millions d'euros (PME d'environ 250 salariés).

Ainsi, à masse salariale constante, l'augmentation du taux AT/MP aura un coût direct de 30.000 euros pour l'entreprise (0,3% x 10 M€).

• Évaluation des coûts indirects : en complément des éléments évoqués, on pourra également se pencher sur l’évaluation des coûts indirects, parfois plus difficile à chiffrer. Il s’agit notamment des éléments suivants :

  • Baisse de la productivité liée à la désorganisation des services

  • Effets sur le moral des salariés en poste pouvant se traduire par un désengagement et une perte d’efficacité opérationnelle

2️⃣ Le turn-over : outre l’absentéisme, la dégradation des conditions de travail peut entraîner une hausse du turn-over. Son calcul se réalise, classiquement, de la manière suivante :

👉 Taux de turn-over = (Nb de départs sur année N + Nb d’arrivées sur année N) / 2 / Effectif de l’entreprise au 1er janvier de l’année N

Si cette formule de calcul permet de mieux évaluer une accélération ou une baisse du turn-over, elle ne permet pas d’en mesurer l’impact au plan financier.

Alors, pour ce faire, il convient d’évaluer le coût de chaque embauche pour l’entreprise. L’exercice peut paraître assez compliqué. En réalité, il convient tout d’abord d’évaluer le temps que les équipes RH / opérationnelles consacrent au recrutement d’un nouveau salarié et de multiplier ce temps par le coût du taux horaire chargé de chaque personne impliquée dans cette embauche. Il peut ainsi s’agir :

• du temps consacré par les équipes de recrutement / ADP sur l’ensemble du processus de recrutement et d’onboarding du salarié

• du temps consacré par l’ensemble des équipes opérationnelles dans le cadre du processus de sélection, d’onboarding et de formation au poste de travail

En complément de ces dépenses internes, il conviendra d’ajouter les charges externes liées à chaque process de recrutement comme :

• les frais de publication de l’offre d’emploi sur les job boards

• les frais externes de recrutement si l’entreprise à recours au service d’un cabinet

• tout frais que vous ne pourrez pas récupérer si vous devez remplacer le salarié

Une fois tous ces coûts déterminés, vous pouvez réaliser le calcul du coût moyen d’un recrutement en appliquant la formule suivante :

👉 Coût moyen d’un recrutement = (frais internes + frais externes) / nb de recrutements sur la période concernée

Une fois cette donnée connue, le but est de déterminer le nombre de recrutements associés au remplacement de salariés dont le départ n’est pas souhaité par l’entreprise afin d’évaluer le coût du "turn-over subi". Évidemment, il est normal d’avoir du turn-over. Aussi, il conviendra d’évaluer ce dernier par rapport à ce qui pourrait être qualifié de turn-over "normal" ou "acceptable".

3️⃣ Les coûts de prévoyance et de mutuelle : lorsque votre absentéisme augmente, il n’est pas rare de constater une hausse de la consommation des garanties prévues dans vos contrats frais de santé et prévoyance.

Nous pouvons, en synthèse, détailler deux niveaux :

• Augmentation de la consommation des garanties liées à la mutuelle d’entreprise : la hausse du nombre d’arrêts de travail se traduira généralement par une hausse des consultations médicales (visites chez le généraliste, consultations d’un psychologue…). Cette hausse de la consommation pourra se traduire par une hausse corrélative des cotisations.

• Versement d’indemnités de maintien de salaire par le régime de prévoyance en cas d’arrêts de longues durées : dans de nombreuses entreprises, le régime de prévoyance indemnise directement les salariés absents pour de longues durées (au-delà de 3 mois par exemple). Aussi, si votre entreprise est confrontée à une recrudescence d’arrêts de longue durée ou à un allongement de la durée moyenne de ces derniers, cela entraînera mathématiquement une hausse des indemnisations. Pour amortir ces dépenses supplémentaires, votre organisme de prévoyance augmentera le montant des cotisations du régime, ce qui impactera le montant de votre masse salariale (les cotisations du régime de prévoyance étant généralement calculées sur la base d’un pourcentage de la masse salariale brute)

Et pour tâcher d’avoir une vue synthétique de l’ensemble de ces coûts, je vous propose l’infographie suivante :

Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, l’ensemble de ces éléments devraient vous permettre d’avoir une idée assez précise du coût de votre absentéisme (entendu au sens large). Regardons ensuite ce que vous allez pouvoir faire de l’ensemble de ces données.

💡Comment définir un budget QVCT sur la base des éléments financiers collectés ?

Après avoir passé l’étape (un peu fastidieuse) de la collecte et de l’évaluation des différents éléments que nous venons d’évoquer, vous allez (enfin!) arriver à un résultat qui traduit ce que vous coûte l’absentéisme au sein de votre entreprise. Ou, dit autrement, quelle somme pourriez-vous économiser en cas de réduction de ce dernier ?

Évidemment, il est peu probable que vous arriviez à "éradiquer" totalement l’absentéisme au sein de votre entreprise. Néanmoins, il conviendra de fixer un objectif de réduction réaliste. Et c’est précisément cet objectif qui vous permettra de défendre un budget pour la mise en oeuvre de votre plan d’action QVCT.

Idéalement, ce budget investi devra être moins important que l’économie visée afin que l’entreprise en tire également un bénéfice. Puis, une fois défini, il conviendra de mesurer l’impact du déploiement de votre politique QVCT pour voir l’incidence sur les indicateurs évoqués et la réduction des coûts que vous espériez. En fonction des résultats, vous pourrez ajuster vos actions et votre budget.

Le sujet mériterait encore de longs développements mais je m’arrêterai là pour aujourd’hui. J’espère que ces éléments vous permettront d’appréhender différemment l’élaboration de votre plan QVCT et, surtout, d’obtenir des moyens en adéquation avec vos enjeux RH.

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On se retrouve dans deux semaines pour la prochaine édition !

Vincent 👋