💰⏱ Connaissez-vous le coût du risque financier associé à la gestion du temps de travail dans votre entreprise ?

#18 - Ou comment améliorer sa politique RH et réduire son risque financier en matière de forfaits jours ?

Au programme

• 🗞 Le condensé de l'info RH en chiffres

• 💰 Comprendre ce que coûte un forfait jours mal maîtrisé

• ⚙️ 4 actions RH pour minimiser votre risque financier en matière de temps de travail

⏱️ Temps de lecture : 15 minutes.

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Hello tout le monde 👋

J’espère que vous allez bien ! Je suis ravi de vous retrouver pour ce nouveau numéro d’un Coût d’Avance, la newsletter qui réconcilie les RH avec les chiffres 😉.

Nous sommes désormais 837 à nous intéresser aux sujets liant RH et aspects financiers. Un grand merci à toutes et tous de suivre ces éditions !

J’ai pour projet d’ouvrir prochainement un slack pour tous les abonnés intéressés afin que nous puissions échanger sur tous les sujets traités dans cette newsletter au sein d’une même communauté de professionnel(le)s.

Cela permettrait d’échanger des petits tips et des retours d’expérience sur des sujets sur lesquels on ne trouve pas beaucoup d’informations pratiques (j’essaie de combler le manque avec cette Newsletter 🙂). Mais avant de créer ce slack, je prends vos feedbacks à travers ce petit sondage :

La semaine dernière, j’ai réalisé un sondage pour savoir quel thème vous intéresserait le plus et c’est le temps de travail qui est arrivé en tête ! Ne vous en faites pas, nous traiterons également des autres sujets dans les prochaines éditions car c’était finalement assez serré.

Si vous avez d’autres suggestions de thèmes à aborder, vous pouvez également me les laisser en commentaires !

On attaque le sujet de la semaine juste après l’info RH en chiffres. C’est parti !

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🗞 L’info RH en chiffres

👩‍💼👨‍💼 Écart salarial en sortie d’études : la conférence des grandes écoles a publié son enquête sur l’insertion professionnelle des étudiants issus des promotions 2022. Si l’insertion professionnelle est jugée très bonne avec un taux d’emploi de 90,5 %, des efforts restent encore à faire en matière d’égalité salariale : les femmes perçoivent un premier salaire moyen inférieur de 5,5% à celui des hommes. Cet écart est même de 7,3% sur les postes de managers. Ces chiffres s’inscrivent dans la continuité des statistiques observées durant ces 15 dernières années.

💰 52 000 euros c’est le montant de la rémunération brute médiane annuelle des cadres au 31 décembre 2022, selon le baromètre 2023 de la rémunération des cadres publié par l’Apec. Le document indique que 57% des cadres ont bénéficié d’une augmentation en 2022 (c’est 11 points de plus qu’en 2021). L’étude pointe aussi le maintien d’un écart de rémunération entre femmes et hommes d’environ 7%. Une inégalité qui semble donc persister tout au long de la carrière.

📉 5%! c’est l’objectif que s’est fixé le gouvernement en matière de taux de chômage à horizon 2027. Pour y parvenir, un projet de loi présenté durant l’été au Parlement prévoit de réformer le service public de l’emploi et de l’insertion. Cela devrait donner naissance à un guichet unique pour les demandeurs d’emploi, nommé France Travail. Selon le projet, ce dispositif devrait entrer en vigueur au 1er janvier 2024. Rappelons qu’à la fin du premier trimestre 2023, l’Insee enregistrait un taux de chômage de 7,2%, soit le plus bas de ces 40 dernières années.

⏱ Durée collective du travail : la DARES vient de publier des données relatives à la durée collective hebdomadaire du travail entre 2018 et 2023. Ces chiffres font ressortir une certaine stabilité : au 1er trimestre 2023 la durée hebdomadaire moyenne d’un salarié à temps plein en France est de 35,73 heures, (contre 35,61 heures en 2018). Le détail à fin T1 2023 est également intéressant :

• 2,1% des effectifs temps plein travaillent entre 32 et moins de 35 heures

• 78,4% des effectifs temps plein travaillent entre 35 et moins de 36 heures

• 4,7% des effectifs temps plein travaillent entre 36 et moins de 38 heures

• 2,4% des effectifs temps plein travaillent entre 38 et moins de 39 heures

• 9,7% des effectifs temps plein travaillent entre 39 et moins de 40 heures

• 2,6% des effectifs temps plein travaillent plus de 40 heures

🍔 Titres-restaurant : la limite d’exonération de la part patronale est fixée à 6,91 euros pour 2023 (contre 6,50 euros jusqu’à présent). En application du décret n°2023-422 du 31 mai 2023, les entreprises pourront augmenter la valeur des titres-restaurant versés à leur salarié jusqu’à 11,52 euros (si l’entreprise prend en charge 60% de la valeur du titre) et 13,82 euros (si l’entreprise prend en charge 50% de la valeur du titre). Rappelons que la part patronale du titre-restaurant est, dans ce cas, exonérée de cotisations de sécurité sociale et d’impôt. De quoi donner un petit coup de pouce supplémentaire au pouvoir d’achat des salariés.

🇫🇷 Le point d’indice servant de base au calcul des traitements des fonctionnaires sera revalorisé de 1,5% au 1er juillet. A côté de cette mesure, le ministère de la Fonction publique à annoncer vouloir prendre en charge 75% du coût de l’abonnement aux transports en commun des fonctionnaires, à compter du mois de septembre prochain. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation, cette possibilité est également ouverte aux entreprises et bénéficie d’une exonération de cotisations sociales et d’impôt.

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💰⏱ Connaissez-vous le coût du risque financier associé à la gestion du temps de travail dans votre entreprise ?

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Ah le temps de travail, quel vaste sujet ! Le thème est difficile à saisir. Alors, la plupart du temps, on se contente souvent de rappeler les bases juridiques : vous savez, le respect des limites quotidiennes, hebdomadaires…

Puis, on parle aussi de la rémunération des heures supplémentaires et de l’organisation du temps de travail (décompte de la durée du travail à la semaine, au mois, ou sur l’année).

Ce que l’on aborde rarement, en revanche, c’est l’impact financier d’un non-respect des règles liées au suivi du temps de travail.

Mais, comme le sujet semble compliqué à appréhender et à faire évoluer, on laisse souvent la situation perdurer, en espérant que tout se passera bien… jusqu’au jour où tout ne se passe plus bien.

Aussi, dans ce premier article sur le sujet (car il en méritera encore d’autres), je vous propose d’aborder un thème d’actualité : celui du décompte des forfaits jours. Je parle de thème d’actualité car la Cour de cassation a publié ces derniers mois différents arrêts montrant à quel point ce dispositif devait être encadré, au risque, pour les entreprises, de subir de lourdes répercussions financières.

Je vous propose donc, dans un premier temps, de nous pencher plus en détail sur le risque financier qu’une mauvaise gestion représente.  Nous évoquerons ensuite les pistes de solutions concrètes qui peuvent être mises en œuvre.

💰 Le suivi des forfaits jours : un risque financier sous-estimé

Avant d’entrer dans le cœur du sujet, démarrons par quelques données.

Éléments de repère

Le forfait jours est un mode de décompte du temps de travail qui concerne principalement les cadres selon la dernière étude de la DARES à ce sujet

• En 2014, 47% des cadres👨‍💼 bénéficiaient d’une convention de forfait jours

• Seuls 3% des non-cadres👷‍♀️ étaient concernés par ce type de décompte

• Au total, cette modalité de décompte concernait 13% des salariés, toutes catégories confondues

Cette même étude fournit des données intéressantes, bien qu’anciennes (2010), sur la rémunération et la durée exacte du temps de travail des salariés au forfait jours :

• La durée moyenne hebdomadaire des salariés au forfait jours était alors de 44,6 heures (contre une durée moyenne de 39 heures pour l’ensemble des salariés à temps plein)

• Ils travaillaient en revanche 3 jours de moins par an que la moyenne des salariés (212 jours contre 215 jours pour la moyenne des salariés à temps plein)

• En moyenne, les cadres au forfait touchaient 62 K€ brut annuel💰, soit 5% de plus que les cadres à l’horaire.

Tout cela nous permet d’avoir un ordre d’idée sur l’utilisation de ce système par les entreprises. Mais, comment fonctionnent les forfaits jours précisément?

Je vous propose d’y jeter un œil.

Forfait jours : mode d’emploi

Le principe même du décompte au forfait jours est de travailler un certain nombre de jours par an, sans décompter les heures réalisées. Ce mode particulier de décompte du temps de travail est réservé aux cadres autonomes (cela peut aussi concerner des itinérants non-cadres), c’est-à-dire ceux qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leurs sont confiées.

Concrètement, cela signifie que l’année d’un salarié au forfait à 218 jours (qui est le seuil légal applicable sauf dispositions conventionnelles plus favorables) se décomposera de la manière suivante :

• 218 jours travaillés 🛠

• 104 jours de weekends 🏠

• 25 jours de congés payés 🏖

• 8 jours fériés chômés tombant en semaine (en moyenne) 🇫🇷 🎉 ⛄️

• 10 jours “non travaillés” souvent nommés à tort RTT (à tort car il ne s’agit pas de jours permettant de réduire le temps de travail puisqu’on ne décompte pas les heures travaillées - cf. deuxième partie de cet article 😉).

Ce schéma est en réalité variable : le nombre de jours "non travaillés" variera en fonction du nombre de jours fériés chômés tombant en semaine. Ainsi, si l’année compte 7 jours fériés chômés tombant en semaine, le salarié en forfait 218 jours bénéficiera de 11 jours “non travaillés”. Ces jours non travaillés constituent la "variable d’ajustement" car le nombre de 218 jours travaillés ne varie pas.

🚨 Attention, cela ne signifie pas que ces salariés sont corvéables à merci durant leurs jours de travail. Il convient tout de même de veiller :

• au respect d’un temps de repos quotidien (11 heures par jour)

• au respect d’un temps de repos hebdomadaire (35 heures consécutives)

Cela signifie tout de même qu’un salarié au forfait jours pourrait travailler 78 heures (en respectant un repos de 11 h chaque jour et en enlevant un jour de repos par semaine, on peut travailler 13 h par jour durant 6 jours) , ce qui fait beaucoup !

Aussi, législateur et juges sont venus poser quelques garde-fous. Les entreprises doivent mettre en place des mesures propres à s’assurer que la charge de travail ne soit pas disproportionnée, que le salarié puisse bénéficier d’un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle, le tout afin de préserver sa santé.

Voilà pour le principe théorique. Mais la réalité peut être bien différente…

En effet, si les conventions et accords d’entreprises veillent (souvent) au bon respect de ces règles, la pratique opérationnelle au sein des entreprises peut s’avérer bien différentes. Pour certains managers, le simple fait d’être cadre suppose qu’il n’existe pas d’horaires et qu’il n’y a donc aucune obligation de mettre en place un quelconque suivi.

Evidemment, cette idée est tout à fait fausse, pour 2 raisons :

1️⃣ le fait d’être cadre n’impose pas d’être nécessairement au forfait jours (près de la moitié des cadres travaillent selon un décompte horaire de leur temps de travail)

2️⃣ le fait d’être cadre au forfait jours n’exclut pas des mesures de suivi, bien au contraire !

Sans rentrer dans le détail juridique du sujet, la mise en place d’un forfait jours doit obéir à un certain nombre de conditions tenant à la rédaction de l’accord d’entreprise ou de la convention collective mettant en place le dispositif ainsi qu’à la rédaction d’une clause dédiée au sein du contrat de travail.

Et ces textes ne sont pas là pour faire joli ! Ils doivent recevoir une application concrète car le non-respect par l’entreprise des clauses de l’accord collectif destinées à assurer la protection de la sécurité et de la santé des salariés soumis au régime du forfait en jours prive d’effet la convention.

C’est par exemple le cas lorsque l’entreprise ne réalise pas les entretiens individuels annuels de suivi pourtant prévu au contrat ou dans la convention collective.

Conséquence pour le salarié : il peut solliciter un rappel de salaire à titre d’heures supplémentaires, c’est-à-dire pour l’ensemble des heures travaillées au-delà de 35 heures. Et une dizaine d’heures supplémentaires par semaine… ça peut vite chiffrer !

👉 Prenons un exemple : un salarié est rémunéré 4000 euros bruts par mois dans le cadre d’un forfait annuel en jours. Problème, les garanties liées à ce forfait ne sont pas respectées par l’entreprise (pas d’entretien annuel de suivi de la charge et de l’amplitude de travail).

Prenons l’hypothèse que le salarié travaille en moyenne 45 heures par semaine et est en mesure d’apporter des éléments tangibles démontrant cette durée du travail.

Que risque l’entreprise en cas de litige ?

Je vous détaille le calcul :

1️⃣ Si la convention de forfait jours n’est pas applicable, il faut faire comme si les 4000 euros bruts mensuels du salarié rémunéraient une durée de travail de 35 heures.

👉 Soit un taux horaire de : 4000 / 151,67 = 26,37 euros

2️⃣ de la 35ème heure à la 43ème heure, les heures supplémentaires sont généralement majorées à hauteur de 25% (sauf dispositions particulières). Ce qui nous donne le taux horaire suivant : 26,37 x 1,25 = 32,96 euros

Nous avons pris l’hypothèse que le salarié effectuait 45 heures par semaine durant 47 semaines par an (si on retire 5 semaines de congés payés), soit 8 heures majorées à 25%, 47 semaines par an, sur trois ans (qui est la durée de prescription, au-delà de laquelle, on ne peut pas réclamer de rappels d’heures supplémentaires).

👉 Voilà ce que ça nous donne : 32,96 x 8 x 47 x 3 = 37 178 euros

3️⃣ au-delà de la 43ème heures, les heures supplémentaires sont majorées à 50%. Le salarié a effectué 2 heures supplémentaires, durant 47 semaines par an, sur 3 ans.

👉 Et voici ce que ça nous donne : 26,37 x 1,50 x 2 x 47 x 3 = 11 154 euros

4️⃣ Attention, au-delà d’une limite annuelle nommée "contingent d’heures supplémentaires", chaque heure supplémentaire donne lieu à une contrepartie obligatoire en repos d’une durée équivalente, en plus de la majoration. Concrètement, une heure supplémentaire n’est plus égale à 25% ou 50% de majoration mais à 125% ou 150% de majoration.

🚨 Cette contrepartie obligatoire en repos est équivalente à 100% de la durée de l’heure supplémentaire pour les entreprises de plus de 20 salariés et de 50% pour les entreprises comptant jusqu’à 20 salariés.

Si le salarié n’a plus la possibilité de prendre effectivement cette contrepartie obligatoire sous forme de repos (car le contrat de travail a été rompu), il faut compenser ces heures par une indemnisation !

Cette limite est fixée légalement à 220 heures par an (des dispositions conventionnelles peuvent prévoir un plafond plus ou moins élevé). Regardons ce que cela donne si nous retenons le plafond légal dans notre exemple :

Si le salarié a travaillé 10 heures de plus en moyenne par semaine, durant 47 semaines chaque année, cela signifie qu’il a réalisé 470 heures supplémentaires par an, soit 250 heures de plus au-delà du contingent, qu’il faut donc compenser, sur 3 ans !

👉 Le calcul est donc le suivant : 250 x 26,37 x 3 = 19 777, 50 euros

5️⃣ Cependant, la Cour de cassation nous précise que l’employeur peut demander au salarié le remboursement des jours de repos (appelés abusivement RTT) dont il a bénéficié dans le cadre de la convention de forfait.

Prenons l’hypothèse selon laquelle notre salarié a bénéficié de 10 jours de "RTT" chaque année, soit 70 heures par an. Nous pouvons donc refaire notre précédent calcul en déduisant 70 heures aux 250 heures.

👉 Cela nous donne le montant suivant : 180 x 26,37 x 3 = 14 239,80 euros

6️⃣ Faisons le total :

• Heures majorées à 25 % : 37 178 euros

• Heures majorées à 50 % : 11 154 euros

• Compensation des heures supérieures au contingent : 14 239,80 euros

• Total : 62 572 euros

Ah, j’oubliais, vous pouvez également rajouter 10% à titre d’indemnité compensatrice de congés payés sur cette somme, ce qui porte le total à 68 829 euros bruts (et vous rajouterez encore les contributions patronales, soit environ 40 % de plus) !

C’est presque un an et demi de salaire en rappels d’heures supplémentaires !

Évidemment, il ne s’agit que d’un exemple. En effet, il n’est pas toujours simple pour un salarié de justifier de la totalité des heures de travail effectuées. Pour autant, l’exemple choisi est loin de constituer un maximum. Certaines entreprises ont connu des additions bien plus salées.

Alors, pour éviter cela, il est urgent d’agir ! Et cela passe par un process opérationnel RH bien rôdé.

⚙️ En synthèse : 4 actions RH pour minimiser votre risque financier en matière de temps de travail

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, il sera évidemment utile d’adapter les quelques conseils à venir aux accords et conventions collectives applicables à chaque entreprise. Par ailleurs, il peut aussi être utile de procéder à un petit audit de vos contrats de travail et accords d’entreprise (à l’aide d’un juriste expert ou d’un avocat en droit social), afin de s’assurer que les clauses et stipulations sont bien respectueuses du droit en vigueur.

Mais, une fois que ces éléments sont vérifiés, il importe surtout de s’assurer de la bonne application de ces textes. Et voici quelques conseils pour vous y aider :

Mettez en place un entretien de suivi du temps de travail de qualité

Ce dernier peut porter sur de nombreux points. Pour ma part, ma trame comporte 8 parties qui structurent l’entretien de suivi individuel de la charge de travail (et qui est conforme aux exigences de la convention collective applicable) :

1️⃣ Suivi de l’organisation du temps de travail dans l’entreprise : Le but est ici de savoir si le recours au forfait jours et l’autonomie que cela implique, permet de mettre en place une organisation satisfaisante face au travail à accomplir.

2️⃣ Suivi de l’articulation entre l’activité professionnelle et vie personnelle : Le but est ici de déterminer si le recours au forfait jours n’a pas de conséquences néfastes quant à l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle du salarié.

3️⃣ Suivi de la répartition dans le temps du travail : L’objectif de cette partie est de déterminer si le forfait jours permet une bonne répartition de la charge de travail entre les différents jours de la semaine / du mois.

4️⃣ Suivi de l’amplitude des journées d’activité : L’objectif de cette partie est de déterminer si le forfait jours permet d’avoir une amplitude raisonnable de travail au sein d’une même journée, l’idée étant d’éviter d’avoir quotidiennement une amplitude de 13 heures (cela devant relever de l’exception).

5️⃣ Suivi de la charge de travail et de la rémunération : L’objectif de cette partie est de déterminer si la rémunération est adaptée compte tenu de la charge réelle de travail constatée dans le cadre du forfait jours.

6️⃣ Incidences des technologies de communication et droit à la déconnexion : L’objectif de cette partie est de déterminer si l’usage des outils de travail (ordinateurs, smartphones, applications de messagerie instantanée…) est fait de manière raisonnable et permet de bien respecter les repos quotidiens et hebdomadaires (sans interruption).

7️⃣ Suivi de la durée des trajets professionnels : L’objectif de cette partie est de déterminer si les trajets professionnels n'entraînent pas de surcharges importantes en termes de temps de travail / nuisent à la prise effective des repos quotidiens et hebdomadaires.

8️⃣ Charge de travail prévisible sur la période à venir et adaptation éventuellement nécessaire : L’objectif de ce point est d’identifier d’éventuelles difficultés d’organisation / de charge de travail qui pourraient survenir durant la période à venir et de définir en amont les actions permettant d’y faire face.

Formez les managers

Une fois votre trame d’entretien prête, il est impératif de former vos managers à la réalisation de cet exercice. Pour ce faire, il peut être utile de réaliser des sessions collectives avec sensibilisation préalable à l’enjeu de suivi des forfaits jours et réalisation de cas pratiques.

Au-delà de la réalisation de l’entretien, une bonne formation permettra aux managers d’avoir les bons réflexes face à des situations à risque : cela leur permettra de solliciter l’appui du service RH et de ne pas laisser certaines situations se dégrader.

Expliquez leur comment mener opérationnellement l’entretien, comment traiter une situation de charge de travail déraisonnable (plan d’action, rendez-vous post entretien pour s’assurer de la résolution de la problématique…).

🎯 L’objectif final de ces formations est de vous permettre d’impliquer opérationnellement l’ensemble des équipes managériales dans la bonne gestion du sujet.

Mettez en place un reporting

Pour piloter efficacement les résultats de votre action, je vous conseille ensuite de mettre en place des indicateurs de pilotage. Pour ce faire, planifiez une campagne d’entretiens individuels et assurez vous de l’effectivité de leur réalisation en collectant les comptes rendus d’entretien signés.

Vous pouvez également mettre en place des indicateurs de suivi "qualitatif" permettant de mesurer si la charge de travail des équipes est globalement raisonnable. Cela peut aussi permettre d’identifier des services sous tension, liés à du sous-staffing.

🎯 L’objectif est ici d’anticiper des situations de surcharge de travail et de vous permettre de prendre les mesures adaptées et d’éviter les situations de "surchauffe" pouvant entraîner des arrêts de travail.

Déployez un logiciel de suivi de la charge de travail

En complément de votre suivi qualitatif, il est particulièrement important de déployer un logiciel de suivi du temps de travail qui vous permettra d’avoir une donnée fiable.

Attention, un tel outil ne doit pas seulement servir à déclarer ses jours de travail et de repos. Il doit aussi constituer un moyen, pour les managers et le service RH, de suivre la réalité de la charge de travail à côté des entretiens individuels de suivi.

Évidemment, chaque process devra être adapté à la réalité opérationnelle de l’entreprise. Cependant, en mettant en œuvre de manière concrète des mesures garantissant le suivi de la charge de travail et la protection de la santé des salariés, vous réduisez le risque financier associé pour l’entreprise.

Et, surtout, vous préservez la santé tant physique que mental de l’ensemble des équipes et c’est certainement là, le plus important !

Dans cet article, nous avons surtout traiter de la question des forfaits jours. Ce qui est réducteur lorsque l’on parle de temps de travail.

Aussi, je ne peux terminer cet article sans évoquer quelques questions : Peut-on envisager un travail à l’horaire pour les cadres ? Quelles seront les conséquences financières d’une telle option pour l’entreprise ? Que penser des expériences actuelles de réduction du temps de travail ?…

Les questions sont encore nombreuses et nous les traiterons dans de prochains articles !

Et pour continuer d’approfondir le sujet, n’hésitez pas à m’envoyer un message à vincent.hagenbourger@gmail.com ou à me laisser un commentaire ici.

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A bientôt pour de nouveaux articles liant chiffres & RH !

Vincent 👋