💰🏖 Quels impacts financiers et RH suite à la réforme des congés payés ?

#29 - Ou comment évaluer le coût de la réforme pour l'entreprise et adapter sa pratique opérationnelle RH

mai 03, 2024

Au programme de cette édition :

🗞 Le condensé de l’info RH en chiffres : je décrypte statistiques et analyses qui font l’actualité pour vous donner des repères dans votre pratique RH
🏖 Acquisition des congés payés en cas d’absence maladie : revue des principales dispositions de la nouvelle loi
💰 L’évaluation du coût pour l’entreprise de cette nouvelle législation : explication du chiffrage de l’arriéré et des conséquences futures.
👨‍🏫 Gestion opérationnelle de la prise des nouveaux congés suite au retour d’un arrêt maladie : quels process mettre en oeuvre ? Comment limiter les contraintes opérationnelles ?

⏱️ Temps de lecture : 16 minutes.

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Bonjour tout le monde 👋

J’espère que vous allez bien en ce début mai ! Bienvenue aux abonné(e)s qui nous ont rejoints depuis la dernière édition d’un Coût d’Avance, la newsletter qui parle chiffres et RH 😉.

Le thème des congés payés est au coeur de l’actualité sociale suite à l’entrée en vigueur de la loi n°2024-364 du 22 avril 2024 par laquelle la France a (enfin) aligné sa legislation relative à l’acquisition des congés payés durant un arrêt maladie aux règles de l’Union Européenne.

Désormais, les salariés absents pour un arrêt maladie d’origine non professionnelle bénéficieront d’un droit à congés payés équivalent à 2 jours ouvrables par mois d’absence, soit 24 jours ouvrables par an. Des dispositions spécifiques s’appliquent également aux salariés en arrêt maladie d’origine professionnelle (suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle reconnue par la sécurité sociale).

Mais ce n’est pas tout ! Cette loi comporte aussi des dispositions relatives au traitement des périodes passées. En effet, ces règles ne valent pas seulement pour l’avenir : elles doivent permettre aux salariés de bénéficier des congés payés qu’ils n’ont pu acquérir durant les arrêts maladie de ces dernières années. Il va alors falloir regarder de manière très détaillée le nombre de jours auxquels ils peuvent effectivement prétendre et le coût que cela va engendrer pour l’entreprise. L’affaire n’est pas si simple car des règles de prescription doivent s’appliquer en fonction de la situation actuelle du salarié : est-il toujours en poste ? a-t-il quitté l’entreprise ?

Bref, le sujet nécessite de prendre un peu de recul. Dans cet article, je vous propose ma méthode pour évaluer le coût de cette réforme pour votre entreprise avant d’envisager les conséquences très pratiques en matière de gestion des congés. Je vous proposerai notamment des pistes pour que ces nouvelles règles ne transforment pas votre gestion RH du sujet en usine à gaz 🤯.

Je vous en parle en détails après l’info RH en chiffres !

🗞 L’info RH en chiffres

📈 5 124 300 : c’est le nombre de demandeurs d’emplois inscrits à France Travail pour les catégories A, B et C à la fin du premier trimestre 2024 (source Dares). Un chiffre en hausse de 0,1% par rapport au trimestre précédent et de 0,7% sur un an. Pour contrer cette tendance, le gouvernement indique travailler sur une nouvelle réforme de l’assurance chômage qui pourrait encore restreindre les conditions d’indemnisation (nous en reparlerons dès la parution du projet de texte). Voici les chiffres détaillés :

2 819 800 en catégorie A (qui désigne les personnes sans emploi)
819 600 en catégorie B (qui désigne les personnes exerçant une activité réduite de 78h maximum par mois)
1 484 800 en catégorie C (qui désigne les personnes exerçant une activité de plus de 78h par mois)

📉 - 8,5 % d’intention d’embauches en 2024 par rapport à 2023 : ces chiffres, extraits de l’enquête annuelle de France Travail sur les besoins en main d’oeuvre des entreprises, démontrent un recul des besoins en recrutement des entreprises. Dans le détail, 61% des projets de recrutement seraient sur des emplois durables (CDI ou CDD de plus de 6 mois) contre 72% en 2023. Tous les secteurs d’activité sont touchés par cette baisse à l’exception des activités financières et d’assurance.

🌡 5,06% c’est le taux d’absentéisme au sein des entreprises françaises en 2023 selon une étude IFOP / Diot-Siaci. Une bonne nouvelle puisque ces chiffres marquent un recule par rapport à 2022, où le taux d’absentéisme s’élevait à 5,64%. Mais le bilan reste en demi-teinte car si les arrêts de courtes durées sont en baisse (grâce à une baisse des arrêts liés au Covid), le nombre d’arrêts de plus de 90 jours atteint un niveau record. Des efforts en matière de santé au travail restent donc à faire au sein des entreprises alors qu’une majorité des salariés sondés considèrent exercer des métiers susceptibles d’avoir des répercussions négatives sur leur santé mentale ou physique.

⏱ 17,4% c’est le nombre de salariés à temps partiel en 2023 selon une récente étude de la DARES. Cette typologie d’emploi est plus présente chez les femmes, les jeunes de moins de 24 ans et les travailleurs de plus de 55 ans. Je vous joins le graphique pour une vue plus détaillée

🗣 La santé au travail est le sujet prédominant du dialogue social au sein des entreprises. C’est ce qui ressort d’une étude de la DARES sur la place occupée par les CSE dans le champ des relations sociales en entreprise. Ainsi, près de 70% des entreprises pourvues d’un CSE échangent avec cette instance sur le thème de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. D’autres thématiques suivent :

La stratégie économique et financière de l’entreprise dans 50,1% des entreprises
La politique sociale de l’entreprise dans 49,5% des entreprises
Les oeuvres sociales et culturelles dans 42,9% des cas
Les cas individuels dans 39,8% des cas

👩‍🔧👨‍🔧 Le syndicalisme reprend des forces aux Etats-Unis : le syndicat automobile UAW est parvenu pour la première fois à syndiquer l’usine d’un constructeur étranger (Wolkswagen). Cette adhésion fait suite à une campagne du syndicat auprès de l’ensemble des principales usines du secteur après une grève victorieuse à l’automne 2023 grâce à laquelle les salariés des trois plus gros constructeurs américains (Ford, General Motors et Stellantis) avaient obtenu une augmentation de salaire de 25% sur quatre ans. D’autres secteurs sont également concernés par la montée du syndicalisme à l’image d’Amazon qui a vu naître son premier syndicat en son sein en 2022. Si le sujet vous intéresse, je vous recommande le reportage qu’Arte y a consacré en janvier 2024.

💰⏱ Quels impacts financiers et RH suite à la réforme des congés payés ?

L’information ne vous aura probablement pas échappée : les salariés en arrêt maladie ont désormais droit à l’acquisition de congés payés au titre de leurs arrêts de travail quelle qu’en soit la cause.

Ce sujet a donné lieu à de nombreuses publications dans les médias spécialisés et sur les réseaux sociaux professionnels. Aussi, le but de cet article n’est pas de revenir sur le fond du sujet (même si je vous expliquerai brièvement les changements au début de l’article), mais de s’attarder davantage sur les conséquences financières de cette nouvelle loi et sur les incidences en matière d’organisation pour l’entreprise.

🏖 Acquisition des congés payés en cas d’absence maladie : revue des dispositions de la nouvelle loi

La loi n°2024-364 du 22 avril 2024 a modifié les textes liés à l’acquisition des congés payés ainsi qu’à ceux liés à la période de prise de ces derniers. Enfin, pour être plus précis : elle a adapté la règlementation française en l’alignant sur les dispositions communautaires. Et elle l’a fait de manière contrainte puisque la Cour de cassation, le 13 septembre 2023, avait déjà écarté les dispositions françaises au profit des textes de loi de l’Union Européenne dans plusieurs affaires qu’elle avait à juger.

Cependant, si le principe d’un droit à congés payés en cas d’arrêt maladie était acquis, il demeurait un grand flou sur un certain nombre de points, laissant les services RH dans le désarroi le plus total (oui j’en rajoute un peu 😉).

Grâce à cette nouvelle loi, nous sommes désormais fixés sur ce qu’il convient de faire (même si certaines questions restent en suspens).

👨‍🏫 Jetons un oeil sur les grands principes :

1️⃣ Un droit à congés payés durant les périodes de maladie : les salariés en arrêt maladie acquièrent désormais des congés payés durant leur arrêt, dans les conditions suivantes :

2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de maladie si la maladie fait suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle, dans la limite de 30 jours ouvrables par an
2 jours ouvrables de congés payés par mois d’arrêt maladie si l’arrêt n’a pas d’origine professionnelle, dans la limite de 24 jours ouvrables par an

Ainsi, les périodes ouvrant désormais droit à congés payés peuvent être résumées de la manière suivante :

Comme vous le voyez dans la deuxième partie de l’infographie, les règles concernant la période d’acquisition et de prise dans les "cas normaux" ne sont pas forcément simples. Et cela ne va pas vraiment s’arranger avec les nouvelles règles liées au droit au report que nous allons voir ci-dessous :

2️⃣ Un report des droits de prise des congés payés acquis et non utilisés du fait de l’expiration de la période de prise pendant l’arrêt maladie. Pour ce point, il va falloir distinguer 2 cas :

Cas général des congés acquis et qui ne peuvent pas être pris durant la période de prise habituelle à cause de l’arrêt maladie de "courte durée" : dans cette situation, le salarié bénéficie d’un délai de report de 15 mois débutant à son retour de maladie au moment où il est informé des droits restant à prendre (article L3141-19-1 du Code du travail). L’entreprise devra d’ailleurs l’informer de ce report dans un délai d’un mois suite à son retour (par une mention sur le bulletin de paie, par exemple).
🚨 Attention : cela ne signifie pas que le salarié bénéficiera d’un droit à report de ses congés à chaque arrêt maladie. En pratique, en application des dispositions légales, les congés payés doivent être pris entre le 1er mai d’une année N et le 31 mai de l’année N+1 (les entreprises peuvent tout à fait adapter cette pratique). C’est donc seulement si le salarié était absent durant cette fin de période de prise avec des congés encore dans ses compteurs qu’il bénéficiera d’un droit à report. À l’inverse, si son arrêt maladie se termine avant la fin de la période de prise et que l’employeur lui permet de prendre ses congés avant la fin de la période, il n’y aura pas lieu de pratiquer de report.
Cas spécifique des congés acquis durant un arrêt maladie de plus d’un an à la date de fin d’acquisition des droits (article L3141-19-2 du Code du travail): un salarié absent pour cause de maladie depuis plus d’un an, au moment où la période d’acquisition se termine, aura acquis des droits à congés payés nouveaux durant cette période. Cependant, étant toujours en arrêt maladie, il ne pourra pas effectivement les prendre. Dans ce dernier cas, il bénéficiera également d’un report de 15 mois mais qui commencera à courir dès la fin de la période d’acquisition de ces congés (c’est-à-dire au 31 mai si l’entreprise se réfère aux dispositions légales pour la définition de la période d’acquisition). Ainsi, si l’arrêt de travail se poursuit durant encore 15 mois, les droits acquis au titre de la première année d’arrêt seront perdus. Le but de cette mesure est de limiter le cumul des droits à congés acquis en cas d’arrêt maladie.

Le sujet du report risque donc de donner bien des soucis aux services RH 🤯 (nous reviendrons sur ce point ultérieurement).

3️⃣ Prescription des droits à congés payés : le dernier élément important de la réforme concerne le délai dont disposent les salariés pour pouvoir réclamer le rappel des jours de congés payés dont ils n’ont pas bénéficié suite à leur(s) arrêt(s) maladie. Ces règles sont prévues au paragraphe II de l’article 37 de la loi 2024-364 du 22 avril 2024 et n’ont pas fait l’objet de codification au sein du Code du travail. Parmi ces dernières, il est important de retenir les points suivants :

Congés pouvant être réclamés : seuls les congés dus au titre d’un arrêt maladie d’origine non professionnelle pourront faire l’objet d’un "rattrapage" pour la période antérieure à l’entrée en vigueur de la loi et dans une certaine limite : les salariés n’auront droit à un rappel de jours de congés payés supplémentaires au titre des périodes d’arrêt maladie précédant l’entrée en vigueur de la loi que s’ils n’ont pas bénéficié d’au moins 24 jours au titre de chaque période d’acquisition.
Aucun "rattrapage" n’est prévu pour les congés liés à des arrêts maladie d’origine professionnelle.

Délai et période de réclamation : pour les contrats de travail en cours, les salariés pourront réclamer des congés payés liés aux arrêts maladie ayant eu lieu à partir du 1er décembre 2009. Évidemment, si le contrat de travail actuel a démarré après cette date, la période de "rattrapage" potentielle sera limitée à la date de début du contrat. Notons que les salariés auront jusqu’au 23 avril 2026 pour effectuer des demandes de rappel.
Dernière précision : pour les droits à congés payés liés à d’anciens contrats de travail (terminés avant la date de parution de la loi), la prescription est triennale : les salariés ne pourront donc réclamer que les congés dus au titre des trois dernières années.

J’espère que j’ai été clair dans le résumé 😅 car le sujet n’est pas si simple. D’ailleurs, certains points feront peut-être l’objet de précisions au gré des décisions de justice. Mais nous n’en sommes pas encore là !

Pour l’heure, ce qui nous intéresse, c’est de comprendre comment chiffrer le coût de l’arriéré pour l’entreprise ou le coût supplémentaire des arrêts maladie à venir.

💰Comment évaluer les conséquences financières de la réforme pour votre entreprise ?

Suite à cette réforme, le premier enjeu pour une entreprise est d’évaluer le coût financier associé à un rappel de congés payés. Je vous propose ma méthode pour gérer le sujet :

1️⃣ Prendre la liste de toutes les personnes présentes à date dans l’entreprise et arrivées avant l’entrée en vigueur de la loi. Vous pouvez également intégrer les personnes l’ayant quittée et pour lesquelles les demandes de rappels de congés payés ne sont pas prescrites.

2️⃣ Parmi cette liste, réalisez une extraction des personnes qui ont connu des arrêts maladie d’origine non professionnelle d’au moins 3 mois par période d’acquisition (entre le 1er juin d’une année et le 31 mai de l’année suivante si vous appliquez les dispositions légales). Pour ce faire, votre système d’extraction paie va vous aider ! Notez que le travail devra être fait pour toutes les périodes d’acquisition depuis le 1er décembre 2009.

3️⃣ Pour les personnes retenues, évaluez le nombre de jours de congés manquant : pour ce faire, il vous faut calculer la différence entre 24 et le nombre de jours ouvrables effectivement acquis au titre de la (ou des) période(s) de référence concernée(s).

Une fois ce nombre de jours identifié, il faudra évaluer le montant de l’indemnité de congés payés afférentes.

Et pour comprendre comment faire, je vous propose de prendre l’exemple suivant : salarié absent pour maladie d’origine non professionnelle durant 1 an. Son salaire habituel est de 3000 euros brut.

💡 Rappelons au préalable que le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés payés par mois d'arrêt maladie d'origine non professionnelle soit 24 jours ouvrables par an.

Pour chiffrer le coût de ces congés payés pour l'entreprise, je vous propose de suivre les étapes suivantes :

➡️ Évaluez le coût d'un jour de salaire (méthode dite du maintien) : le salarié a droit à une indemnisation des jours de congés acquis pour maladie au moins égale au salaire habituel qu'il perçoit pour un jour de travail. Dans mon exemple, j'ai pris l'hypothèse selon laquelle son salaire n'avait pas varié depuis son arrêt maladie. Si celui-ci a varié, il faut évidemment prendre le salaire qu'il perçoit juste avant la prise de ses congés (ou son salaire actuel pour avoir une estimation plus juste).

➡️ Comparez avec le montant de l'indemnité de congés payés acquis via la méthode dite du 10ème. Pour ce faire, on applique la formule suivante :

👉 rémunération fictive* x 10 % x 80 % / nb de jours de CP acquis sur la période (*la rémunération étant celle qu'il aurait dû percevoir s'il n'avait pas été en arrêt)

➡️ Retenez la méthode la plus favorable et multipliez par le nombre de jours de congés acquis sur la période

➡️ Ajoutez le montant des contributions patronales dues

Et pour le résultat, je vous invite à regarder l'infographie jointe ci-dessous 😉

À l’arrivée, il y a tout de même de fortes chances que la méthode du maintien soit plus favorable compte tenu des réévaluations de salaire qui ont pu avoir lieu depuis les arrêts maladie qui ont généré ces droits à congés.

Une fois le coût connu, il reste à déterminer quel plan d’action vous allez suivre :

vous attendez que les salariés réclament les congés dûs, en sachant que tous les salariés ne demanderont pas nécessairement de rappel : cela permettra certainement de réaliser des économies, au moins à court terme.
vous devancez les demandes et régularisez les périodes passées, surtout pour les salariés encore présents : ce choix a l’avantage de prouver à vos salariés votre souhaite de respecter les textes de loi et leurs droits, ce qui jouera favorablement sur l’image de l’entreprise et celle de sa politique sociale

Voilà pour le passé. Mais qu’en est-il pour l’avenir ? Comment anticiper les coûts supplémentaires potentiels liés à cette réforme ?

L’exercice est en réalité à peu près identique, même si les règles de calculs changent légèrement. Globalement, tous les salariés absents durant moins d’un mois sur une année ne perdent pas de droit à congés payés en application de l’article L3141-4 du Code du travail : en effet, en application de ce texte, les salariés acquièrent 2,5 jours de CP par période de 4 semaines consécutives. Aussi, ils disposent de leur compteur de 30 jours ouvrables au bout de 48 semaines (soit à peine plus de 11 mois) et non au bout de 12 mois.

Ainsi, il vous faut surtout évaluer la durée d’arrêts maladie supérieure à 1 mois. Puis, pour chaque mois d’arrêt maladie supérieur à un mois, vous provisionnerez 2 jours de congés payés.

Exemple : en analysant vos données RH, vous relevez que vous avez 10 arrêts maladie de plus d’un mois au sein de votre entreprise (tendance plutôt stable sur les 3 dernières années).

Ces 10 arrêts ont duré en moyenne 3 mois. Au titre du premier mois d’arrêt, il n’y a pas d’incidence en matière de congés payés

C’est au titre des 2 mois suivants que vous allez dorénavant devoir verser des congés payés supplémentaires. 

👉 Soit 2 mois (en moyenne) x 10 arrêts = 20 mois

Ces 20 mois vont donner lieu au paiement de 2 jours de congés en plus par mois :

👉 Soit 20 mois x 2 = 40 jours de CP (si on parle d’arrêts maladie non professionnelle)

Pour valoriser ces jours, vous pourrez prendre le coût du salaire journalier moyen dans l’entreprise ou celui des catégories les plus concernées par ces arrêts longue durée.

Bien évidemment, ce ne sera qu’une approximation mais cela vous permettra d’avoir une idée de l’enjeu financier.

Sachez, en définitive, que ce ne sont pas les droits à congés payés qui vous coûteront le plus cher en cas d’absentéisme : le coût associé au maintien de salaire, le coût du remplacement sont des aspects bien plus onéreux. J’avais d’ailleurs consacré un article à ce sujet que je vous invite à consulter pour plus de détails.

⚙️ Quelle organisation RH pour s’adapter à ces nouvelles règles ?

Vous l’avez constaté en première partie : la nouvelle réglementation peut vite rendre compliquée la gestion des congés payés. Si c’est compliqué pour les services RH, pensez aux salariés ! 😅

Il faut donc réfléchir à simplifier les choses au maximum. Et pour ce faire, pourquoi ne pas faire un accord d’entreprise sur le sujet.

Voici ce que je recommande au menu :

1️⃣ Alignez vos périodes de référence pour l’acquisition et la prise des CP sur celles des RTT et autres jours de repos. Raisonner sur l’année civile est généralement bien plus simple !

2️⃣ Simplifiez les règles de report : La thématique du suivi des reports peut vite être un casse-tête. Dès lors, est-il vraiment utile de limiter le report à 15 mois ? Quel sera le gain réel de ce mécanisme ? Ne serait-il pas plus utile de ne pas prévoir de durée de report, a minima pour les arrêts de moins d’un an ou deux ans. De cette manière, vous ne multiplierez pas les compteurs de congés et vous éviterez les usines à gaz (qui, elles aussi, génèrent frustration et perte de temps).

3️⃣ Mettez en place un suivi rapproché des congés payés et encouragez la prise régulière de ces derniers pour ne pas vous retrouvez avec des compteurs ingérables.

4️⃣ Mettez en place un Compte Épargne Temps (si ce n’est pas déjà fait) : cela permettra aux salariés d’épargner la 5ème semaine de congés payés et ses éventuels RTT et autres jours de repos. Vous limiterez ainsi le nombre de jours de congés / repos pris de manière effective, ce qui pourra être aidant pour les équipes opérationnelles.

Il en existe certainement d’autres !

J’espère, en tout cas, que ces éclairages vous aideront à mieux gérer les incidences de cette réforme ! Et si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à me les laisser en commentaires 🙂.

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À bientôt pour de nouveaux articles liant chiffres & RH !

Vincent 👋