💰📑 Comment bien évaluer le coût d'une rupture de contrat de travail ?

# 16 - Traduire un risque juridique en chiffres pour mieux éclairer une décision

mai 23, 2023

Au programme

🗞 Le condensé de l’info RH en chiffres
⚖️ Comment évaluer le risque juridique d’une rupture de contrat de travail?
💰 Savoir envisager les différentes options de fin de contrat et évaluer les coûts associés
🤝 L’intérêt de sortir "par le haut"
👨‍🏫 5 Conseils à retenir pour bien anticiper la rupture d’un contrat de travail

⏱️ Temps de lecture : 15 minutes.

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Hello tout le monde 👋

J’espère que vous allez bien! Très content de vous retrouver pour ce nouveau numéro d’un Coût d’Avance, la newsletter qui réconcilie les RH avec les chiffres 😉 (pour tout comprendre sur l’évolution de la Newsletter depuis le mois de mai 2023, vous pouvez consulter l'édition #14).

Dans cette édition, je vous explique comment évaluer le coût financier d’une rupture de contrat. Evidemment, ce n’est pas le sujet le plus amusant à traiter! Pourtant, il fait partie du quotidien des entreprises. Anticiper le coût d’une rupture et le risque associé amène plus de sérénité dans la gestion du sujet. Cela permet aussi de prendre de bonnes décisions sur le plan humain et financier.

On regarde tout ça dans le détail juste après l’info RH en chiffres.

🗞 L’info RH en chiffres

💼 L’emploi salarié dans le secteur privé se porte plutôt bien! La dernière publication de la DARES indique une augmentation de 0,2% sur le 1er trimestre 2023, ce qui représente 63 300 emplois créés (hors intérim). Les secteurs tertiaires marchands (+0,5%) et non marchands (+0,4%) concentrent l’essentiel des créations de postes. L’agriculture (-0,3%) et la construction (-0,2%) sont en léger recul tandis que l’emploi industriel est stable.

👩‍🔧 L’apprentissage de plus en plus prisé par les entreprises : en 2022, on a dénombré pas moins de 837 000 démarrages de contrats d’apprentissage. C’est 14% de plus qu’en 2021. C’est +174% en 5 ans (on comptait environ 305 000 nouveaux contrats d’apprentissage en 2017). Rappelons que les contrats d’apprentissage sont désormais ouverts, sauf exception, aux jeunes de 16 à 29 ans.

📈 Le SMIC passe à 11,52 euros au 1er mai 2023, soit une augmentation de quasiment 10% depuis fin 2021. Conséquences directes : de nombreux minima conventionnels sont en dessous du SMIC. Cela annonce encore beaucoup de négociations à venir au sein des branches professionnelles et des entreprises.

📉 Le taux de chômage est au plus bas depuis 1982. Selon les données de l’INSEE, le taux de chômage français atteint 7,1% au 1er trimestre 2023 (6,9% en métropole). Et voici le détails par tranche d’âges :

Tranche des 15 - 24 ans : 16,6%
Tranche des 25 - 49 ans : 6,4%
Tranche des +50 ans : 5,2%

💰 Epargne salariale : mai est le mois du versement de la participation et de l’intéressement pour un grand nombre de salariés. L’occasion de rappeler que la participation concerne près de 40% des salariés pour une prime moyenne de 1400 euros bruts / an. L’intéressement concerne près du 1/3 des salariés français, pour une prime moyenne de 1850 euros bruts / an (source DARES, 2020).

🇫🇷 58 000! C’est le nombre de postes à pourvoir au sein de la fonction publique. CHU Cour des comptes, départements… les besoins sont variés. Comme certaines branches du secteur privé, le secteur public peine à recruter. Le gouvernement a déjà constaté une baisse d’effectifs de 5800 postes liés aux difficultés de recrutement. Des chiffres qui démontrent, là encore, de vraies tensions sur le marché de l’emploi.

💰📑 Comment bien évaluer le coût d'une rupture du contrat de travail ?

Lorsque vous recrutez une personne, vous souhaitez toujours que la relation se passe au mieux, qu’elle apporte satisfaction à tout le monde : à la personne recrutée elle-même, aux équipes avec lesquelles elle va travailler et à l’entreprise dans son ensemble. Mais les relations ne sont pas toujours linéaires et il arrive parfois de devoir envisager la rupture du contrat de travail.

Lorsque j’envisage une telle issue, la rupture est mûrement réfléchie car je sais qu’elle aura nécessairement des conséquences humaines et financières. Je n’envisage cette solution que lorsque toutes les alternatives ont échoué.

Ayant été confronté de nombreuses fois à la gestion de ces situations, je vous livre dans cet article mon retour d’expérience pour vous aider à mieux appréhender le risque juridique lié à la rupture d’une relation de travail, à bien évaluer les enjeux financiers et humains pour réussir à gérer au mieux cette situation délicate.

⚖️ Comment évaluer le risque juridique d’une rupture de contrat de travail?

En droit du travail, les causes motivant la rupture d’un contrat de travail sont nombreuses. Le but n’est pas de vous faire un exposé exhaustif de toutes les situations. Je me focaliserai donc sur les cas où la relation de travail n’apporte pas de satisfaction sur un plan professionnel ou sur le plan comportemental :

Le niveau de compétences du salarié n’est pas conforme à l’attendu
Non-respect des règles de l’entreprise

Il est parfois délicat de savoir quand, précisément, la ligne rouge a été franchie et justifie le licenciement. Par ailleurs, le manquement doit toujours être prouvé pour que l’entreprise puisse valablement se défendre en cas de contestation de la sanction devant le Conseil de Prud’hommes.

Evidemment, lorsque la faute est très clairement établie et prouvée, la procédure à mettre en œuvre paraît relativement simple. Mais, dans les faits, il est rare que tout soit tout blanc ou tout noir. Nous sommes plutôt dans différentes nuances de gris.

Aussi, la rupture d’un contrat de travail à l’initiative de l’entreprise n’est pas sans risque : il est donc préférable de savoir évaluer le coût de cette rupture. On parlera d’ailleurs plutôt d’une fourchette car il est difficile d’être précis.

Mais pour estimer le coût d’une rupture, il faut au préalable jauger le risque juridique.

D’une manière générale, lorsque l’entreprise envisage de rompre un contrat de travail, à son initiative, vous disposez de trois options :

1️⃣ Le licenciement : dans ce cas, il faut avoir un dossier solide qui pourra être défendu en cas de contestation.

2️⃣ Le licenciement avec transaction : l’entreprise souhaite rompre la relation de travail mais vous savez que les éléments du dossier ne sont pas forcément solides (peu ou pas de preuves). Ainsi, les chances de se faire condamner à verser des indemnités en cas de contentieux sont importantes. Dans un tel cas, le licenciement pourra être suivi d’une transaction, pour éviter un contentieux coûteux (sur le plan humain, financier mais aussi pour l’image de l’entreprise).

3️⃣ La rupture conventionnelle : ce cas nécessite l’accord du salarié puisqu’il s’agit d’une rupture d’un commun accord. Cependant, il est tout à fait possible de proposer cette option au salarié (il ne s’agit alors que d’une simple proposition car le consentement du salarié doit être libre et éclairé).

Pour évaluer quel scénario doit être privilégié, il est important de faire un état complet du dossier :

Qu’est-ce que je reproche précisément au salarié?
Ces reproches sont-ils suffisamment graves pour justifier son licenciement, compte tenu notamment de son ancienneté, de ses résultats habituels, de la satisfaction générale qu’il a apportée jusqu’à présent (une erreur isolée, involontaire a peu de chance de justifier un licenciement)?
Est-ce que je dispose de preuves en soutien de ma position (des éléments factuels, objectifs, précis et écrits)?
Est-ce que l’entreprise a été globalement irréprochable sur l’ensemble de la relation de travail ? A-t-elle bien payée tous les salaires (y compris les heures supplémentaires), a-t-elle respecté ses obligations en matière de temps de repos, de loyauté dans l’exécution du contrat de travail, de non-discrimination…?

Si les réponses sont positives sur l’ensemble de ces points, un licenciement semble pouvoir s’envisager avec un risque faible à modéré. Dans le cas contraire, il va falloir évaluer point par point les risques juridiques encourus.

On distingue deux principaux types de risques :

➡️ Ceux liés à la rupture du contrat de travail : si le licenciement n’est pas justifié, vous risquez d’être condamné à verser des indemnités (voire, dans certains cas très précis, de réintégrer le salarié et de lui verser des rappels de salaires pour les périodes courant depuis la rupture non justifiée. Exemple : licenciement jugé discriminatoire - en raison de l’état de grossesse, de l’origine, de l’âge…).

➡️ Ceux liés à l’exécution du contrat de travail : ces risques concernent notamment une mauvaise application de la loi, de la convention collective ou du contrat de travail. Ces manquements sont rarement relevés durant l’exécution du contrat de travail lui-même. Cependant, si le salarié estime avoir été injustement licencié, il ne se contentera pas de contester son licenciement. Il sollicitera également des indemnisations liées au non-respect des règles liées à l’exécution du contrat de travail.

Nous pouvons citer quelques exemples :

Rappels d’heures supplémentaires non payées
Indemnités pour non-respect du droit au repos quotidien ou hebdomadaire
Rappels de salaires liés au non-respect des minima conventionnels ou de l’application d’une classification non conforme aux missions réellement effectuées par le salarié
Indemnités pour non-respect des obligations en matière de formation…

Dans ce travail, il est important de lister les éléments qui sont susceptibles d’être reprochés. C’est lors de cet exercice que l’on constate les écarts entre la réalité opérationnelle et les obligations légales. Pour réaliser cette étape, il est nécessaire d’avoir un RH aguerri au droit social ou de faire appel à un juriste ou un avocat en droit social.

Une fois que l’ensemble des risques auront été circonscrits, vous devrez envisager les différentes options ouvertes et les coûts associés.

💰 Envisager les différentes options de fin de contrat et évaluer les coûts associés

Je n’aborderai ici que le chiffrage des coûts associés à la rupture du contrat de travail car chaque risque lié à l’exécution du contrat de travail mériterait un article à part entière.

Voilà comment j’ai l’habitude de procéder :

1️⃣ Dans un premier temps, je vais chiffrer le montant maximal lié à la contestation de la rupture du contrat de travail. En résumé : combien je devrais payer si le licenciement n’est pas justifié, selon l’appréciation des juges : cette mention est importante car, ce qui compte, c’est le risque objectif, pas selon l’avis que vous avez du sujet.

Quels sont les éléments à prendre en considération?

Le montant du préavis : entre un mois et trois mois selon la classification socio-professionnelle du salarié (employé, ouvrier, agent de maîtrise, cadre). On pourrait également y ajouter l’indemnité de congés payés afférente si l’on veut être précis
Le montant de l’indemnité de licenciement qui est lié au salaire moyen, à l’ancienneté et aux règles conventionnelles applicables
Le montant des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse
Le montant des frais d’avocats (y compris ceux de la partie adverse, aussi appelé "article 700 du code de procédure civile")
Éventuellement, le remboursement des indemnités chômage (condamnation peu connue, prévue par l’article L1235-4 du code du travail)

J’ajoute également les risques liés à une mauvaise exécution du contrat de travail (non abordés dans cet article) et je calcule toujours ces éléments en raisonnant en coût entreprise, c’est-à-dire en prenant en considération les cotisations patronales à payer sur ces montants. Ce point est particulièrement important pour les rappels de salaire ou le calcul de l’indemnité compensatrice de préavis.

🚨 Vous pourrez constatez que je ne mentionne ni l’indemnité pour congés payés, ni l’indemnité lié à d’éventuels RTT non pris : je ne les chiffre pas car ces éléments sont dûs dans tous les cas et sont déjà provisionnés dans les comptes de l’entreprise

2️⃣ Une fois ce chiffrage maximal réalisé, j’apprécie le coût des trois options :

Licenciement avec faute grave avérée (si ce motif est envisageable)
Licenciement avec cause réelle et sérieuse valide (mais pas de faute grave)
Licenciement jugé sans cause réelle et sérieuse (licenciement injustifié)

Prenons un exemple : j’envisage le licenciement d’un cadre, disposant de 3 ans d’ancienneté, convention collective Syntec, salaire moyen 3000 euros brut. Ce salarié aurait gravement manqué au règlement intérieur de la société (non-respect des consignes en matière de sécurité, non-respect de son obligation de confidentialité…)

Pour le moment, je ne sais pas si j’ai énormément d’éléments de preuve. Je ne sais pas non plus s’il s’agit de manquements isolés ou répétés (éventuellement déjà sanctionnés).

➡️ Si le dossier est solide (avec des éléments factuels et des preuves bien établies), je pourrais envisager un licenciement pour faute grave. Dans ce cas, aucune indemnité n’est due (sauf l’indemnité compensatrice de congés payés).

➡️ Si j’ai des éléments de preuve et que les manquements sont réels mais loin d’être si graves que ceux énoncés initialement, le licenciement pourrait être fondé sur une faute simple. Dans ce cas, je serai redevable d’une indemnité de licenciement (3000 euros) et du versement des trois mois de préavis (coût chargé d’environ 12 600 euros), qui sera effectué, sauf si je dispense le salarié (dans ce cas, je devrais tout de même le rémunérer).

➡️ Si le dossier est bancal et que je n’ai pas vraiment de preuve, mais que je procède tout de même au licenciement, mon risque est alors maximal. Je pourrais être redevable de :

12 600 euros au titre de l’indemnité de préavis
3000 euros au titre de l’indemnité de licenciement
9000 à 12000 euros d’indemnité (l’équivalent de 3 à 4 mois de salaire brut, versé en net) pour licenciement sans cause réelle et sérieuse (en application du barème de l’article L1235-3 du code du travail, appelé aussi "barème Macron")
6000 euros de frais d’avocat (y compris la condamnation au remboursement des frais exposés par la partie adverse)
10 260 euros de remboursement des allocations chômage (57% du salaire moyen brut, pour une durée maximale de 6 mois)

Au total, mon risque est de près de 44 000 euros soit l’équivalent de plus de 10 mois de salaire brut de coût entreprise!

3️⃣ Combien cela rapporte net en poche au salarié?

Pour chacune des options évoquées, je vais simuler ce que cela va représenter pour le salarié. Idéalement, il faudrait le faire en net après impôt et tenir compte de ce que cela va donner en termes de différé chômage pour avoir une vue complète (je reviendrai sur ce point dans un prochain article).

Voilà en synthèse ce que cela donne :

4️⃣ Pondération du risque et choix du mécanisme de rupture

Une fois que j’ai une vue globale de ce que chaque option de licenciement coûte, je vais analyser en détails le niveau de risque réel en cas de contentieux par rapport à l’ensemble des éléments dont je dispose dans le dossier.

En fonction du niveau de risque réel, je vais faire un choix :

Licenciement pour faute grave ou cause réelle et sérieuse si j’estime que le dossier est vraiment solide
Licenciement avec transaction si l’aléa judiciaire est important (si les preuves sont minces par exemple)
Rupture conventionnelle : cas où salarié et entreprise peuvent avoir un intérêt commun à mettre un terme au contrat sans être dans une dynamique de conflit. Cette option n’est pas toujours facilement actionnable. Il faut avoir une bonne capacité à dialoguer avec le salarié.

Naturellement, pour la transaction, comme pour la rupture conventionnelle, je vais chercher à allouer un montant qui soit cohérent avec mon risque réel (sinon le salarié n’aura pas d’intérêt à aller sur cette voie), tout en minimisant le coût pour l’entreprise.

🚨 La transaction ou la rupture conventionnelle peuvent avoir un fort intérêt si le risque de condamnation est important. En effet, comme indiqué dans l’exemple, en cas de licenciement sans cause réelle et sérieuse, le coût pour l’entreprise peut représenter environ le double du montant perçu par le salarié (à cause des frais d’avocats, des cotisations dues sur le préavis et du remboursement de pôle emploi). En recourant à une rupture conventionnelle ou à une transaction, l’intérêt sera de verser au salarié des montants approchant, avec un coût entreprise bien moins important.
Précisons d’ailleurs que :
👉 une transaction bien rédigée met fin à tout risque de litige ultérieur, même sur les risques liés à l’exécution du contrat de travail (à condition de le prévoir expressément)
👉 une rupture conventionnelle permet de mettre un terme à la relation de travail mais n’évite pas une contestation ultérieure

Mais le risque juridique n’est pas le seul facteur de coût financier lié à une sortie. Il en existe d’autres bien plus indirects qu’il est utile d’avoir à l’esprit.

🤝 L’intérêt de sortir "par le haut"

Lorsque vous envisagez la rupture du contrat de travail, il est également important de penser aux équipes qui vont rester dans l’entreprise et qui sont en lien avec cette personne.

Pourquoi? Car ces dernières vont nécessairement être concernées, de près ou de loin par cette rupture.

J’évoque plusieurs cas pour schématiser (bien évidemment, la réalité est un peu plus complexe) :

la personne concernée par la rupture de contrat est actuellement mal acceptée par les équipes : en agissant, vous leur retirer une épine du pied. Ce peut être aussi l’occasion de rappeler le cadre que chacun se doit de respecter pour le bien du collectif
la personne concernée par la rupture est appréciée d’une partie des équipes : attention donc à ne pas avoir de conflit ouvert qui pourrait susciter de la défiance au sein de l’entreprise
la personne concernée par la rupture est largement appréciée au sein de l’entreprise : il faut avoir une vigilance absolue et éviter le conflit (sauf à ce que la personne ait commis une faute grave indiscutable )

L’important, dans le choix du mécanisme de rupture, est de prévenir tout clivage suite au départ d’un salarié : un départ bien négocié ou bien fondé évitera les rancœurs et la défiance. Si vous arrivez à finir sur une bonne note, pensez à bien organiser la communication et l’éventuel pot de départ (en veillant à respecter un bon timing avec les modalités de rupture choisies).

A l’inverse, une rupture très conflictuelle pourra laisser durablement des traces et entraîner, dans le pire des cas, du turn-over, une dévaluation de la marque employeur de l’entreprise…

Évidemment, ce coût est difficile à chiffrer de manière précise, mais vous pourrez probablement en faire une bonne estimation.

Dernier point, et non des moindres : pensez à anticiper le remplacement ou la réorganisation de l’entreprise suite à la rupture du contrat de travail du salarié concerné (attention toutefois à ne pas entamer de démarches publiques si la rupture du contrat n’est pas encore prononcée). Cela permettra de montrer votre capacité à anticiper et à bien gérer opérationnellement une période qui peut être délicate pour les équipes restantes.

👨‍🏫 5 Conseils à retenir pour gérer au mieux la rupture d’un contrat de travail

Pour conclure, je vous laisse sur 5 conseils pour anticiper au mieux la rupture d’un contrat de travail et diminuer ainsi son coût!

1️⃣ Mettez en place des process pour circonscrire vos risques : Les risques décelés lorsqu’on envisage une rupture de contrat sont révélateurs du fonctionnement de l’entreprise. Pour éviter de vous retrouver au pied du mur, auditez vos pratiques à risque et mettez en place les plans d’actions adaptés pour les réduire.

2️⃣ Ne prenez jamais de décision hâtive : la rupture d’un contrat de travail est un événement marquant pour le salarié comme pour l’entreprise. Il est donc primordial de réfléchir à la stratégie à adopter et aux coûts potentiels de chaque option.

3️⃣ Prenez en compte le facteur humain : au-delà de l’aspect financier d’une rupture, la dimension humaine est primordiale. Savoir discuter de manière respectueuse et se séparer sans écorner l’image de la personne vis-à-vis d’elle-même et de ses anciens collègues est essentiel : cela enverra un message positif aux personnes restantes et permettra une rupture apaisée.

4️⃣ Assurez-vous que le dossier ne mettra pas l’entreprise en difficulté : évaluez le montant maximum que vous risquez de payer et assurez-vous d’avoir les moyens d’y faire face. Si ce n’est pas le cas, il faut peut-être repenser la stratégie.

5️⃣ Ne négligez pas la phase de transition : le départ va nécessairement laisser un poste vacant et des tâches non réalisées. Il vous faut donc envisager les solutions pour y remédier et communiquer ces dernières aux équipes concernées.

J’espère que ces éléments vous seront utiles!

Et pour continuer d’approfondir le sujet, n’hésitez pas à m’envoyer un message à vincent.hagenbourger@gmail.com ou à me laisser un commentaire ici.